LA SOBREASIGNACIÓN Y
REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS.
La Sobreasignación de recursos se
produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar a
cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar
como el horario que tenga asignado.
Cuando esto sucede, Project nos
avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores ó en la Hoja
de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.
Como resolver las
sobreasignaciones.
• La vista Uso de recursos nos muestra por cada
recurso las tareas a la cuál está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar
y resolver las sobreasignaciones.
• También en el momento de
asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de
no sobreasignarlos.
• También Project nos ofrece una
función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.
Vista Uso de recursos.
REDISTRIBUCIÓN
DE RECURSOS
La redistribución de recursos
es un modo de resolver las sobreasignaciones de los recursos. Normalmente, los
recursos se redistribuyen de dos formas:
·
Se retrasa una tarea hasta que el recurso
asignado tenga tiempo para trabajar en ella.
·
Se divide una tarea, de forma que parte de
ella se realice en el momento planeada y el resto cuando el recurso asignado
tenga tiempo.
Puede retrasar o dividir las
tareas de forma manual, o bien dejar que Microsoft Office Project lo haga
automáticamente, utilizando la función de redistribución de recursos. Además,
existen otros métodos que pueden utilizarse para equilibrar la carga de trabajo
de los recursos. Los métodos que elija para reducir las sobreasignaciones
dependen de las limitaciones del proyecto, incluido el presupuesto, la
disponibilidad de los recursos, la fecha de fin y la flexibilidad para
programar tareas.
¿CÓMO
QUEDA SOBREASIGNADO UN RECURSO?
Un recurso sobreasignado
tiene más trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo de que dispone.
Cuando Project programa tareas, calcula la programación basándose en las
necesidades de las tareas, no en la disponibilidad de los recursos asignados.
Por ejemplo, la disponibilidad de Sofía es de ocho horas diarias, pero Project
puede programar para ella dos tareas de ocho horas para el mismo día. Este
conflicto sólo se resuelve cuando se redistribuye la sobreasignación de Sofía.
Las sobreasignaciones se
pueden producir por alguno de los siguientes motivos:
Asignación de un recurso
para trabajar a jornada completa en más de una tarea al mismo tiempo Por ejemplo, si asigna un recurso a dos
tareas de ocho horas cada una en el mismo día, el recurso está sobreasignado
porque sólo se puede realizar una tarea de ocho horas en ese día. Para ver la
carga de trabajo de un recurso, en el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
Observe el número de tareas asignadas durante los tiempos de sobreasignación.
Buscar
recursos sobreasignados en el proyecto
Puede buscar recursos
sobreasignados de las siguientes maneras:
Buscando los nombres de
recursos resaltados en rojo en cualquier vista de recursos.
Utilizando la vista
Asignación de recursos para ver y revisar información detallada acerca de las
asignaciones y las tareas.
Utilizando la vista Uso de
recursos, que muestra las asignaciones que están provocando la sobreasignación.
La sección de parte de horas de la vista puede mostrar la cantidad de tiempo
que el recurso está sobreasignado durante un período determinado de tiempo.
Filtrando cualquier vista de
recursos para encontrar recursos sobreasignados.
Imprimiendo un informe de
recursos sobreasignados
Cuándo
se deben redistribuir los recursos
En la mayoría de los casos, tenga en cuenta la
posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados sólo cuando haya
introducido toda la información acerca de la programación de las tareas y la
disponibilidad de los recursos. En algunos casos, es posible que desee
redistribuir los recursos, comprobar el resultado y luego ajustar otra
información de tareas y asignaciones.
Al introducir la información
de programación para las tareas, tenga en cuenta lo siguiente para asegurarse
de que Project programa el proyecto de modo que se ajuste de forma precisa a
sus necesidades, evitando de ese modo sobreasignaciones de recursos
innecesarias:
Utilice las dependencias de
tareas para reflejar una secuencia de eventos.
Utilice las delimitaciones
de fecha más inflexibles (como Debe comenzar el y Debe finalizar el) sólo si es
necesario. Este tipo de delimitaciones reducen las posibilidades de ajustes que
Project puede realizar a la hora de determinar las tareas que deben ajustarse
para redistribuir los recursos.
Utilice las prioridades con
moderación. Utilice la prioridad de tarea 1000 (que significa no redistribuir
esta tarea) sólo cuando una tarea no se pueda retrasar ni dividir en modo
alguno o cuando tenga otras tareas que prefiere retrasar o dividir si la
redistribución es necesaria.
Cómo
redistribuye Project los recursos
Utilizar la función de
redistribución de recursos de Project es la manera más fácil de redistribuir
los recursos. Cuando Project redistribuye los recursos, toma una serie de
decisiones acerca de cada una de las tareas de la programación, para determinar
si pueden retrasarse o dividirse para aliviar las sobreasignaciones de
recursos. Se examinan los siguientes factores para determinar las tareas que
deben retrasarse o dividirse:
·
Margen de demora disponible.
·
Duración de la tarea.
·
Delimitaciones de la tarea.
·
Id. de tarea.
·
Prioridad de la tarea.
·
Dependencias entre tareas.
·
Fechas de programación.
·
En el proceso de redistribución también se
examina la información de los recursos:
·
Disponibilidad del recurso según el
calendario de horas de trabajo.
·
Disponibilidad del recurso según su capacidad
máxima.
·
Unidades de asignación del recurso para la
tarea.
Cuando Project redistribuye
los recursos, sólo retrasa o divide las tareas. No hará lo siguiente:
Reasignar tareas.
Por ejemplo, Elena no sustituirá
a Carlos en una tarea.
Optimizar la asignación de
un recurso. Dado que la función de redistribución no mueve las tareas a un
momento anterior ni reasigna las unidades, un recurso sobreasignado podría
quedar como infraasignado después de la redistribución. Por ejemplo, supongamos
que la capacidad máxima de Juan es del 100 por ciento y está asignado a una
tarea al 60 por ciento y a otra al mismo tiempo al 50 por ciento. La
redistribución movería al menos una de las asignaciones de modo que no
transcurran al mismo tiempo. Debido a ello, es probable que Juan quede
infraasignado.
Reasignar unidades. Por
ejemplo, si Julia está asignada a dos tareas que están programadas al mismo
tiempo, la redistribución no cambiará las unidades de Julia de modo que trabaje
en ambas tareas al 50 por ciento.
Distribuir los recursos
materiales.
Distribuir los recursos
genéricos.
Sólo puede hacer que Project
redistribuya los recursos seleccionados. También puede hacer que Project
redistribuya los recursos compartidos en varios proyectos.
Cuando esté listo para hacer
que Project redistribuya los recursos, haga clic en Redistribuir recursos en el
menú Herramientas. Para aceptar los valores predeterminados, haga clic en
Redistribuir ahora.
Efecto
de las prioridades al redistribuir
Existen dos tipos de
prioridades que pueden configurarse para controlar el orden en el que Project
redistribuye las tareas: prioridades de tarea y de proyecto.
Las prioridades abarcan del
0 al 1000, la prioridad más alta es 1000 y la más baja es 0. Este amplio
intervalo proporciona la mayor flexibilidad cuando se realiza una
redistribución. La prioridad predeterminada de tarea es 500.
Configure la prioridad de
las tareas cuando desee establecer prioridades en tareas específicas para
controlar cómo se redistribuyen entre ellas. La prioridad más alta (1000)
indica que la tarea no debe redistribuirse, lo que significa que Project nunca
retrasará ni dividirá la tarea al redistribuir, ni eliminará los retrasos o
divisiones existentes. La prioridad de las tareas puede configurarse en la
ficha General del cuadro de diálogo Información de la tarea.
Resultado
de la redistribución
Cuando Project termina de
redistribuir un recurso sobreasignado, determinadas tareas asignadas a dicho
recurso se retrasan o dividen. A continuación, las tareas divididas o
retrasadas se programan en el momento en el que el recurso tenga tiempo de
trabajar en ellas. Puede ver los resultados de la redistribución en la vista
Gantt de redistribución, que muestra gráficamente los valores anteriores a la
redistribución comparados con los obtenidos después de la redistribución,
incluidos los retrasos y las divisiones de tareas que se hayan agregado.
El orden de redistribución
elegido en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos (estándar, sólo
identificador, prioridad, estándar) determina las tareas que se retrasan o
dividen en primer lugar. Con el orden de redistribución estándar, Project
examina las dependencias con las predecesoras, el margen de demora, las fechas,
las delimitaciones y las prioridades. Si se redistribuye por identificador,
Project realiza el proceso en la lista de tareas en orden descendente por
identificador de tarea. En el caso de redistribución por prioridad y estándar,
Project primero examina las prioridades de cualquier conjunto de tareas, tarea
de resumen o proyecto, y luego los factores estándar.
Efecto
de los retrasos en la redistribución y la programación
Se pueden agregar dos tipos
de retrasos a una programación: retraso de asignación y retraso de
redistribución. El retraso de asignación indica cuánto tiempo debe esperar un
recurso asignado después de la fecha de comienzo de la tarea antes de empezar
el trabajo en la asignación. Puede agregar un retraso de asignación para
solucionar problemas de sobreasignaciones de recursos.
Project agrega un retraso de
redistribución a la programación como resultado de la redistribución. También
puede especificar un retraso de redistribución personalmente para retrasar una
tarea de forma manual. Tenga en cuenta que si especifica personalmente el
retraso de redistribución, este valor se borrará al hacer clic en Borrar
redistribución o Redistribuir ahora en el cuadro de diálogo Redistribuir
recursos.
Resolver
sobreasignaciones de recursos manualmente
Es posible que prefiera resolver las
sobreasignaciones personalmente, aunque de este modo empleará más tiempo que si
deja que Project lo haga. Esto es especialmente útil cuando las
redistribuciones de Project no producen el resultado deseado en la programación
o las asignaciones, o bien si desea tener un control mayor sobre el modo en el
que se redistribuyen las sobreasignaciones.
Aunque los siguientes
métodos pueden ampliar la fecha de fin, puede utilizarlos para resolver las
sobreasignaciones:
·
Reducir la duración de una tarea.
·
Retrasar una tarea.
·
Dividir una tarea.
Los siguientes cuatro
métodos implican el ajuste de los recursos para resolver las sobreasignaciones:
·
Ajustar los recursos asignados a una tarea.
·
Asignar más recursos a una tarea.
·
Reemplazar un recurso sobreasignado por uno
infraasignado o eliminar un recurso.
·
Ajustar o crear un perfil de la cantidad de
trabajo asignada a un recurso.
